A vállalkozások vezetői az üzleti tervekben fogalmazzák meg, hogy milyen célokat szeretnének a jövőben elérni. Az üzleti terv az a viszonyítási alap, amihez képest – többek között – a hatékonyságot is meg lehet ítélni. Ha a működésben eltérések mutatkoznak akár pozitív, akár negatív irányban, akkor ez általában vezetői beavatkozást, intézkedést igényel.
A hatékonyság csökkenése számos jelből látható. Például:
• Nő az árbevétel, de az elvárt fedezetek csökkennek;
• Sok a vevői reklamáció;
• Minőségi problémák vannak a teljesítésben;
• Gyakran csúsznak a vevői rendelések teljesítési határidői;
• A vevői rendelések visszaesnek;
• Régi ügyfelek szerződést bontanak;
• Piacvesztés, a versenytársak erősödnek;
• A létszámnövelés ellenére kevesebb rendelést tudnak teljesíteni;
• A tervezett költségkereteket rendszeresen túllépik;
• A készletek felhalmozódnak; stb.
Mit tehetünk a hatékonyság növelése érdekében?
A legfontosabb, hogy rendelkezzünk naprakész, megbízható információval az értékteremtő folyamatok tényleges és tervhez viszonyított alakulásáról.
Legjobb megoldás az integrált vállalatirányítási rendszer, amelyen belül a controlling rendszer feladata az eltérések kimutatása, az adatok elemzése, a várhatók előrejelzése, a hiba okok kimutatása és ezek alapján a controller tesz javaslatokat az intézkedésekre. Ha nincs vállalatirányítási rendszer, akkor is érdemes valamilyen mutatószám rendszert kialakítani és az alakulásukat figyelemmel kísérni.
Ebben az esetben a controller feladata elsősorban a tényadatok összegyűjtésére és feldolgozására irányul, amelynek alapján a vezetőség dönteni tud operatív kérdésekben.
Ha észleljük a hatékonyság csökkenését, mindig végig kell menni az ok-okozati összefüggéseken, hogy megtaláljuk a probléma valódi gyökerét.
A fentiek közül két példa:
• Nő az árbevétel, de az elvárt fedezetek csökkennek.
Meg kell vizsgálni az előállítási költségeket, azon belül az anyagköltséget, bérköltséget, gépóra költséget, teljesítményeket, stb.
A költségek növekedését okozhatja pl. import anyagoknál a devizaárfolyam váratlan változása, vagy a gyártási selejtek növekedése, ami visszavezethető anyaghibára, vagy a dolgozó hibázására, rossz gépbeállításra, stb. Ha már tudjuk a valódi okokat, intézkedési lehetőségünk is van: pl. belföldi helyettesítő anyag beszerzésére, vagy a dolgozóknak a minőségben való érdekeltté tételére, vagy a szállító lecserélésére, vagy a gyártásellenőrzés javítására, stb.
• Sok a vevői reklamáció.
Meg kell vizsgálni, hogy a vevők milyen okból panaszkodnak, az mire vezethető vissza? A valódi okok megszüntetése mellett elemezni kell, hogy a reklamációkra milyen válaszok születtek, a válaszadások mennyi ideig tartottak, a vevőket megnyugtatta-e a válasz.
Volt-e olyan vevő, aki emiatt elpártolt a cégtől és lemondta a rendelését, vagy szerződését? Mit kell tenni annak érdekében, hogy a bizalmukat helyreállítsuk? Az intézkedésektől milyen eredményt várnak?
Összegezve:
Ha a vezetők naprakészen tudják, hogy mi történik az általuk irányított folyamatokban és működik egy előrejelző rendszer, amely kimutatja a hibákat, a tendenciákat, végig tudnak menni az események láncolatán és ki tudják deríteni a hiba okokat, akkor lehetőségük van a beavatkozásra. Ennek eszköztára pedig a controlling rendszer.
MILYEN ÜZLETI KAPCSOLATOKRA NYITOTT?
Örömmel vesszük azon olvasóink jelentkezését, akik elégedetlenek a vállalkozásuk működésével, a fentiekhez hasonló problémákkal küzdenek, és segíthetünk őket elégedetté tenni.
Schwarczenberger Mária
smaria@bmsinformatika.hu